1. Export PDF-Dateien

25.06.2024 HW
Es gibt verschiedene Möglichkeiten Eingangsrechnungen an den Steuerberater zu übergeben. Die klassische Methode wäre über die FIBU-Schnittstelle.
Wenn Sie allerdings zu allen Eingangsrechnungen eine PDF-Datei als Dokument hinterlegen, was beim Import von ZUGFeRD-Rechnungen automatisch passiert, dann besteht eine weitere Möglichkeit. Sie exportieren zu allen Lieferanten-Rechnungen für z.B. 1 Monat, die als Dokument hinterlegten PDF-Dateien in ein Verzeichnis und schicken ihren Steuerberater diese Dateien z.B. per Mail zu.

So rufen Sie den Export auf

Der Export wird aus dem Eingangsrechnungen-Suchfenster aufgerufen. Das Suchfenster können Sie aus 2 Bereichen öffnen.
Aufruf aus "Eingangsrechnungen Schnellerfassung"
Aufruf aus "Eingangsrechnungen detaillierte Erfassung"
Im Suchfenster geben Sie z.B. Filterkriterien für einen Zeitraum ein und klicken auf  und wählen als Exportvariante "Dokument Rechnungs-PDF" aus.
Danach können Sie einen Ordner für den Export auswählen und auf "OK" klicken.
Danach stehen die Rechnungs-PDF-Dateien im angegeben Ordner für die weitere Verarbeitung zur Verfügung.
 

Fehlervermeidung

Vor dem eigentlichen Export der Rechnungen werden nochmal die beteiligten Rechnungen überprüft auf:
  • Fehlende Rechnungs-PDF-Datei
  • Mehrere PDF-Dateien und es wurde keine als Rechnung markiert
Es wird dann eine entsprechende Fehlermeldung angezeigt. Hierbei besteht die Möglichkeit, den Export abzubrechen.
Bei dem 1. Fehler (fehlende Rechnungs-PDF-Datei) müssen Sie in der Rechnung noch ein PDF-Dokument importieren.
 
Bei dem 2. Fehler (mehrere PDF-Dateien) müssen Sie vor dem Export in der Rechnung unter Dokumente das richtige Dokument als Rechnung auswählen.