5.1. E-Rechnung exportieren

05.12.2024 HW
Sie sollten mindestens PN Handwerk Version 9.20.57 vom 05.12.2024 verwenden.
Eine Beschreibung zum Update-Vorgang finden Sie hier.
 
Es gibt 2 etablierte Formate für E-Rechnungen.
 
 

ZUGFeRD

ZUGFeRD-Dateien sind PDF/A-Dokumente mit angehängter XML-Datei. Dadurch lässt sich der Inhalt mit Standardsoftware anzeigen, während die XML-Anlage elektronisch weiterverarbeitet werden kann.
Das ZUGFeRD-Format ist das bevorzugte Format für alle nicht öffentlichen Auftraggeber.
 

XRechnung

XRechnung ist eine Datei in einem definierten XML-Format und kann nicht ohne spezielle Software betrachtet werden.
Das XRechnung-Format wird hauptsächlich von öffentlichen Auftraggebern erwartet.
 

Stammdaten Einstellungen

In "Stammdaten > Firmendaten" werden die notwendige Daten zu Ihrer Firma hinterlegt.

Erwartet werden

  • Adressdaten und Telefon
  • IBAN und Kontoinhaber
  • Umsatzsteuer-ID
  • Registrations-Name
  • Company-ID (relevant bei öffentlichen Auftraggebern)

XRechnung für öffentliche Auftraggeber

Registrations-Name und Company-ID müssen, so wie in Ihrer Registrierung hinterlegt werden.

XRechnung für andere Auftraggeber
In

Registrations-Name kann auch einfach nur Ihr Firmenname stehen. Die Company-ID kann frei bleiben.
 

Einstellungen beim Kunden

Bei öffentlichen Auftraggebern muss beim Kunden im Register "Details" unten der Registrations-Name und die Leitweg-ID des Kunden hinterlegt werden.
Des weiteren muss beim Kunden eine E-Mail Adresse hinterlegt sein.
 

E-Rechnung exportieren

Rufen Sie in der Rechnung den Druckdialog auf und klicken auf E-Rechnung.
 

Beispiel 1
ZUGFeRD (PDF mit XML-Anhang).

Die markierten Rechnungsbegründende Unterlagen werden innerhalb des XML-Anhangs eingefügt.
Mit dem Haken "PDF-Dateien verbinden" werden die markierten PDF-Dateien zusätzlich innerhalb des PDF-Dokuments als Seiten angehängt.

 

Beispiel 2

 XRechnung an öffentlichen Auftraggeber mit einer PDF-Datei als Rechnungsbegründende Unterlage.
Bei einer solchen XRechnung ist der Registrations-Name und die Leitweg-ID des Kunden anzugeben.
 

E-Rechnung per E-Mail versenden

Die ZUGFeRD oder XRechnung kann über das Register "E-Mail" auch direkt an Outlook oder Thunderbird übergeben werden.
Bei der XRechnung ist es allerdings eher üblich, die Rechnung zu exportieren, um es dann in dem Portal des Bundeslandes einzulesen.