5.1. E-Rechnung exportieren

03.07.2024 HW

Es gibt 2 etablierte Formate für E-Rechnungen.

XRechnung

XRechnung ist eine Datei ein definierten XML-Format und kann nicht ohne spezielle Software betrachtet werden.

Das XRechnung-Format wird hauptsächlich von öffentlichen Auftraggebern erwartet.

ZUGFeRD

ZUGFeRD-Dateien sind PDF/A-Dokumente mit angehängter XML-Datei. Dadurch lässt sich der Inhalt mit Standardsoftware anzeigen, während die XML-Anlage elektronisch weiterverarbeitet werden kann.

Stammdaten Einstellungen

In "Stammdaten > Firmendaten" werden die notwendige Daten zu Ihrer Firma hinterlegt.

Erwartet werden

Adressdaten und Telefon
IBAN und Kontoinhaber
Umsatzsteuer-ID
Registrations-Name
Company-ID (relevant bei öffentlichen Auftraggebern)

XRechnung für öffentliche Auftraggeber

Registrations-Name und Company-ID müssen, so wie in Ihrer Registrierung hinterlegt werden.

XRechnung für andere Auftraggeber
In

Registrations-Name kann auch einfach nur Ihr Firmenname stehen. Die Company-ID kann frei bleiben.

Einstellungen beim Kunden

Bei öffentlichen Auftraggebern muss beim Kunden im Register "Details" unten der Registrations-Name und die Leitweg-ID des Kunden hinterlegt werden.

Des weiteren muss seit XRechnung 3.0 beim Kunden eine E-Mail Adresse hinterlegt sein.

E-Rechnung exportieren

Rufen Sie in der Rechnung den Druckdialog auf und klicken auf E-Rechnung.

Beispiel 1

XRechnung an öffentlichen Auftraggeber mit einer PDF-Datei als rechnungsbegründende Unterlage.

Beispiel 2
ZUGFeRD-Rechnung als Original. Die markierte PDF-Datei wird innerhalb der ZUGFeRD-Datei als zusätzliche Seite(n) angefügt.

E-Rechnung per E-Mail versenden

Die ZUGFeRD oder XRechnung kann über das Register "E-Mail" auch direkt an Outlook oder Thunderbird übergeben werden.